大数据时代企业如何加强文书档案自动化管理

时间:2020-12-09

张雯

摘要:近年来大数据技术逐渐发展起来,并逐渐渗透经济社会的各个领域,也包括文书档案管理行业。为了探索大数据时代企业如何加强文书档案自动化管理,结合我单位实际现状,从文书档案现状、档案数据收集、制定档案数据标准、自动化管理方面做出如下分析和思考:

关键词:文书档案;自动化;信息化

随着我国网络技术和计算机科技的日益发展,大数据时代已经来临,国企的发展和经营都揭开了新的篇章,如果我们能把握机会,跟随时代的潮流,将办公信息化和自动化与大数据有效结合并融入企业管理中,不但能更高效的完成工作,也能切实提高文书档案资料资源利用率,更好的发挥文书档案资源的作用和价值,使之更好地为企业管理服务。在本文中对大数据时代企业如何加强文书档案自动化管理进行了初步的分析与探索研究。

一、文书档案现状

在新的办公模式的逐渐普及下,现在的文书档案工作由原来的纸质版资料发展到纸质、电子版并轨进行,虽然现在一些文件已经实现了从起草、审核、签批到流转等过程采用OA办公系统进行电子化生成,但现阶段文书资料的归档还是以纸质版文件为主,主要原因一是根据资料性质和内容的不同,保管年限不同,例如财务档案、人事档案、任免文件、重大问题请示及批复等需要保存10年、30年或是永久保存。以纸作为文件的载体相对来说会比较稳定,更利于长期或永久性保存;二是电子文件由于现在软硬件技术更新过快,可能会造成读取设备的局限,但电子文件兼具了可快速检索使用、不占用过多空间等众多优点,也是文书档案管理未来的趋势。

二、档案数据收集、归档

在企业办公过程中可以电子、纸质资料同步使用。重要的文件、需要長期或永久保存的材料采用纸质版归档,制作电子检索目录,注重文件的分类号、档案号,既可保证档案长久保存条件,也可满足快速查找的要求,大大节省了人力物力;一般文件包括公司内部往来文件、总结、通知等资料采用通过自动化办公系统进行流转、处理,既可以简化文书工作的步骤,也能对文件的实施进度进行实时监督,做到雁过留痕,更能防止纸质版资料在流转过程中不慎丢失或外泄造成公司损失,如必须生成纸质资料,可将这类资料扫描备注清楚,存在电脑中以便长期保存。

三、制定文书档案数据标准

基础工作的标准化、制度化、规范化是档案管理电子自动化、信息化的前提。文书档案的类型众多,材料繁杂,在纸质档案手工管理的阶段中,文书资料管理工作的相关制度与标准经过多年使用修改已经较为完善,而文书档案自动化、信息化刚开始的现阶段,无论是软件的使用还是管理人员自身素质的差异,面对类型与标准各异的文书档案,很容易出现档案资料重复或遗漏的现象。我们要考虑数据归档方式的兼容性,由于办公自动化在一直飞速发展中,未来大数据技术肯定也会不断的完善,数据兼容性使我们现在要提前筹谋的重要问题。据资料显示,现在已经出现了科技更新换代过快,以前的数据承载载体已无法读取的现象,所以我们对电子版文书档案的归档要不断的更新、备份,完成标准化、制度化、规范化,以防资料丢失。

四、加强文书档案管理人员基本素质

为避免完成此项工作的人员不熟悉文书档案的归档、整理、保管、使用工作流程,文书档案管理人员要相对稳定,尽量减少人员更替,最好使用专门的档案管理人员。

面对办公自动化和信息化的高速发展,文书档案工作人员和管理人员需要具备的个人素质越来越高,才能更好的适应大数据时代的办公需求。首先,文书档案管理人员必须拥有较高的政治素养,有极高的工作责任心和较高的工作能力,以严谨的工作态度,高质量的完成文书档案管理工作。其次文书档案管理人员以自动化办公系统作为依托,利用办公软件完成文书档案工作,这就要求文书档案管理人员了解计算机软硬件,能够熟练使用office办公软件、OA系统。企业内部包含很多涉密文件,工作人员必须具有严守秘密、严于律己的基本道德素养,除了公文写作相关的工作能力外,还应了解本行业的相关知识。例如我是水务公司的党政办科员,除了会公文写作、文件起草、公文管理、文书档案管理、简单法律等,还要掌握水处理的知识,了解供排水管网分布、故障报修流程等专业知识,才能更好的完成办公室的工作。

为防止工作中因文书档案管理人员的操作错误导致损失,企业应当加强文书档案管理人员多方面素质的培训,文书档案管理人员也应该加强自身对工作负责任的、为人民服务的使命感,进一步的提高整体工作效率。

综上所述,文书档案资源对于企业的发展有着深远的意义,此项工作不容忽视。结合大数据时代发展,充分利用自动化、信息化,加快先进技术在文书档案管理中的使用,增强文书档案的准确性和完整性,充分发挥档案资源的价值,为企业更好的发展经营打下良好扎实的基础。

参考文献

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